Bài viết trên group “Đi làm tại Nhật” vào 17/6/2024

Chào mọi người, nhân một ngày chủ nhật trời lúc mưa lúc nắng, mình xin phép mang câu chuyện về communication ở môi trường Nhật lên để cùng mọi người bàn luận, cũng vừa là chia sẻ, vừa là để học hỏi thêm ạ. Giới thiệu qua về bản thân một chút, mình hiện tại đang làm bên ngành IT, công việc chủ yếu là communicate với triển khai dự án. Thẳng thắn mà nói là mình cũng không phải là người có skill communicate xuất sắc để chỉ cho mọi người phải làm như này phải làm như kia, tất cả nội dung ở dưới bao gồm một phần là quan điểm cá nhân, phần còn lại là những gì mình học hỏi được qua sách vở và những người xung quanh, và nhiều cái mình biết thì biết thế nhưng vẫn đang phải cải thiện từng ngày. Về cơ bản những người skill communicate đỉnh giờ làm sếp hết rồi =)))

Quay lại câu chuyện communication – giao tiếp, không có công việc nào mà không phải giao tiếp cả. Nếu ông không giao tiếp với ai thì ông tạo giá trị ra và sau đó là … chấm hết. Không ai biết giá trị ông tạo ra là gì và cũng chẳng giải quyết được vấn đề gì, chưa nói là có đúng vấn đề mà khách hàng, cấp trên hoặc đồng nghiệp mong đợi ở ông hay không nữa. Bạn càng giao tiếp hiệu quả, bạn càng làm được việc. Đối với Nhật Bản, một nơi mà văn hoá ho-ren-so đã là kim chỉ nam cho sự phát triển, đôi khi lại trở nên hơi cồng kềnh thì nó lại càng quan trọng hơn, mình nghĩ việc communicate hiệu quả sẽ là chiếc chìa khoá quan trọng để dẫn đến thành công. Chắc hẳn nếu làm việc ở Nhật thì mọi người sẽ đâu đó gặp cảnh nói mà người Nhật hoặc đồng nghiệp không hiểu, hoặc hiểu thì hiểu mà chẳng nattoku cho, hoặc các vấn đề khác về mối quan hệ trong công ty,… Hy vọng bài viết này sẽ mang lại điều gì đó bổ ích cho mọi người, giúp mọi người thấy việc sinh sống và làm việc ở Nhật trở nên tươi mát hơn ạ, dạo giờ nóng quá =)))

Và mục tiêu bài viết này cũng sẽ không hướng tới một đối tượng, vai trò hay một ngành nghề nào cả, mà sẽ là câu chuyện chung của việc giao tiếp ở Nhật, phần nào đó sẽ tập trung vào việc giao tiếp với người Nhật nhiều hơn.

TIỀN ĐỀ – LÝ DO

Bao gồm 2 lý do :

• tại sao mình lại phải communicate với đối phương
• tại sao đối phương lại phải communicate với mình

Phần này sẽ có nhiều câu trả lời, mỗi tình huống khác nhau thì sẽ có từng câu trả lời khác nhau, và quan trọng hơn mỗi người khác nhau cũng sẽ là những câu trả lời khác nhau nữa. Những kỹ sư IT và khách hàng phải communicate với nhau để chạy được dự án, bạn làm kaigo phải nói chuyện với các cụ già để hiểu tình trạng bệnh lý như thế nào, các cụ cũng cần nói với bạn để bạn chăm chút cho đúng chỗ =)). Nhưng rồi trường hợp hỏi mà các cụ không trả lời thì làm sao? Nếu lý do chỉ là hiểu tình trạng thôi thì giả sử có tài liệu rồi thì cũng chẳng cần phải hỏi nữa. Vậy khi đó phải đào sâu hơn lý do thực sự đằng sau công việc là gì. Có người thì chỉ đơn giản là kiếm sống cho bản thân qua ngày, có người thì phải có tiền để nuôi gia đình ở nhà, hay có những người có những mục tiêu cao cả hơn như đưa trí tuệ và sản phẩm Việt Nam vươn xa,… Mình nghĩ điều quan trọng ở đây là phải trả lời được 2 câu hỏi đó, nếu không tìm thấy lý do để phải học tiếng Nhật, để phải nói chuyện với đối phương, và họ cũng cần phải nói chuyện với mình thì chắc sẽ phải xem lại.

THỰC HÀNH

Muốn giao tiếp tốt thì chỉ có thực hành nhiều vào thôi. Thông qua quá trình học tập và làm việc, ai trong chúng ta cũng đều đúc rút ra một số cách giao tiếp sao cho hiệu quả, ví dụ như biết đối tượng mình cần giao tiếp là ai, rồi nói câu kết luận ra trước,… Mình tin rằng mấy cái này mọi người đều biết, quan trọng là tạo thói quen đưa những điều đó ra thực tiễn, và nhìn lại sau mỗi lần thất bại như thế nào. Đôi khi cũng nên có người theo sát để nhắc nhở mình làm gì chưa tốt, nhưng thường thì hiếm có ai rảnh rỗi thế lắm. Nên từ những thứ mình đã có, triển khai thực hành những cũng nên đi cùng với chủ động hỏi xin feedback.

HỌC

Trong công việc, mỗi người sẽ có một số loại “sức mạnh” khác nhau, một trong số đó, thứ nhất là sức mạnh về vai vế và thứ hai là sức mạnh về năng lực. Sức mạnh về vai vế thì rất dễ hiểu, khi nói chuyện với sếp bao giờ cũng áp lực hơn với đồng nghiệp, hoặc nói chuyện với lãnh đạo cấp cao bên đối tác cũng sẽ toát mồ hôi hột hơn mấy thanh niên lính tráng giống mình. Điều cần bàn ở đây là sức mạnh về năng lực. Lấy một ví dụ, mình biết có một số bạn chuyển ngành sang IT bước đầu gặp rất nhiều khó khăn trong việc nói chuyện với đội dev. Có thể có nhiều nguyên nhân, nhưng một trong số đó ắt hẳn là gap về năng lực, không đủ kiến thức khiến giao tiếp không hiệu quả, nói nôm na là “không nói cùng một ngôn ngữ”.

Để giải quyết nó thì chỉ có cách học thôi, học từ sách vở, hỏi han, học lấy kinh nghiệm. Một khi giảm bớt gap về năng lực thì sẽ dễ nhận được sự tôn trọng từ đối phương hơn, một điều rất rất quan trọng.

Học xong rồi thì thi. Một điều mình thấy người Việt mình làm rất giỏi đó là thi cử, chắc là do từ nhỏ hệ thống giáo dục đã yêu cầu mình phải trải qua trăm nghìn cuộc thi lớn nhỏ rồi, làm thì có thể không hay nhưng thi thì rất xịn, thế mới hay. Việc có cho mình một chứng chỉ nào đó, không cần phải là chứng chỉ giao tiếp để giao tiếp tốt hơn, mà cái ở đây mình muốn nói là chứng chỉ về chuyên môn. Điều này vừa giúp có động lực và tự tin hơn khi giao tiếp, vừa giúp mọi thứ dễ dàng hơn khi năng lực đã được kiểm chứng. Bạn có trong tay N1 và bằng MBA của Havart, khi đó khách hàng người Nhật có nói về business bạn không hiểu lắm thì chắc hẳn suy nghĩ đầu tiên là à chắc là mạng kém thôi, thay vì là do ông này dốt.

Còn học gì thi gì thì nhiều lắm =)) Nhưng quan trọng vẫn là tiếng Nhật, biết rõ lắm mà không nói ra được thì cũng vô nghĩa. Hoặc ở trường hợp nói là nên nói kết luận trước rồi triển khai ý sau, cơ mà giờ kết luận là gì cũng chưa biết thì nói cái gì =)) Nên cứ có nhiều thứ trong túi thì mới mang ra chém gió được.

MANG CÁI ĐÃ HỌC, LẠI ĐEM ĐI THỰC HÀNH TIẾP

Khi học hòm hòm rồi thì sẽ biết thêm cơ số thứ hay ho, biết trước đây mình thiếu cái gì hay thậm chí thằng comment cho mình comment đúng hay vớ vẩn =)) Khi đó lại quay lại vòng lặp mang nó ra thực hành, rồi lại xin feedback,… Cứ duy trì cái vòng luẩn quẩn này như thế.

Cách này là một trong số những thứ mình thấm thấu từ công ty, và Bác Hồ cũng có một bài viết trên báo Nhân dân về nội dung này, nếu mọi người có thời gian có thể xem qua:

“Thực hành sinh ra hiểu biết, hiểu biết tiến lên lý luận, lý luận lãnh đạo thực hành”

BIẾT ĐỊCH BIẾT TA

Điều quan trọng đầu tiên là cần hiểu mình là ai, mạnh ở đâu, yếu ở đâu,… Mình có mấy đứa em đứa cháu hay thi thố học sinh giỏi các kiểu, thì khi thi đấu trong trường thì mang vị thế của lớp, khi thi đấu cấp tỉnh, cấp quốc gia thì là mang vinh quang về cho thành phố, cho huyện hay tỉnh. Vậy khi làm việc với người Nhật, mình nghĩ cái mình cần hiểu đó là mang vị thế người Việt Nam. Nếu mọi người để ý thì khi có vấn đề gì xẩy ra thì xu hướng thường ít khi là A-san, B-san mà là ベトナムのA-san =)) Người Việt được đánh giá cao đâu đó là ở sự năng động, thích ứng nhanh và ham học hỏi, vậy làm sao tận dụng được điều đó khi làm việc ở Nhật, rồi mỗi người cũng có sở trường riêng, việc biết mình chính xác ở đâu trong bức tranh thì khi giao tiếp, làm việc, nó sẽ là yếu tố kiên quyết.

Biết mình xong phải biết địch nữa. Hiểu văn hoá Nhật, những điều kiêng kỵ, hiểu đối phương là ai, background như thế nào, tính cách ra sao, … Biết địch xong nhìn lại mình lần nữa xem các điểm yếu của mình có tác động gì với đối phương không nữa. Ví dụ người Nhật thích yên tĩnh mà toàn làm ồn giờ ăn trưa chẳng hạn, ăn trưa xong vào họp thì gì nó chẳng ghét =))

KỸ NĂNG MỀM – QUAN TRỌNG LÀ THÁI ĐỘ

Tất nhiên, giao tiếp sẽ cần kỹ năng mềm. Nhưng có một số cái, ví dụ tiếng Nhật, thì mình nghĩ là có giỏi tiếng Nhật đến đâu đi chăng nữa thì cũng khó mà có thể thể giỏi hơn người native được. Nên một điều rất quan trọng ở đây là thái độ. Chắc hẳn khi bàn công việc với một đứa nói cái gì cũng bảo tao biết rồi nhưng hỏi lại thì sai tè le cũng chẳng vui vẻ là bao. Mình nghĩ người biết chính xác mình ở đâu, giữ một thái độ chan hoà, cầu tiến, vì mục đích chung sẽ luôn được đánh giá cao hơn trong công việc.

Ngoài ra, ngoài những cái quen thuộc như critical thinking, kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp,… thì đẹp trai xinh gái cũng là một loại năng lực, kỹ năng =))

KẾT

Communicate không chỉ là việc trao đổi bằng tiếng Nhật với nhau, mà nó tổng hợp lại rất nhiều yếu tố, từ văn hoá đến kỹ năng cứng, kỹ năng mềm,… Và mình nghĩ là nó không hề dễ. Thử quay lại nghĩ xem, mục đích VPJ tạo group này để giao tiếp, kết nối với mọi người để làm gì? Mình nghĩ mục đích quan trọng nhất ở đây là làm sao xây dựng cộng đồng người đi làm người Việt tại Nhật càng ngày càng vững mạnh. Và, việc mình hay mọi người giao tiếp với nhau thông qua các bài viết để làm gì? Ngoài mục đích (cao đẹp) giống trên thì mình cũng mong được nghe quan điểm của mọi người về vấn đề này, từ đó có thể học hỏi thêm nữa, nên rất mong nhận được nhiều quan điểm hay từ mọi người nhé ạ.

Bài dài quá rồi, chúc mọi người sẽ ngày càng giao tiếp tốt, phát triển sự nghiệp ở Nhật và nâng tầm hơn vị thế của người Việt tại đất nước mặt trời mọc lên một tầm cao mới